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Cas client

ACCOMPAGNEMENT A L'OPTIMISATION DU PROCESSUS "GESTION DES BENEFICIARES"

OPTA-S a accompagné une CPAM du Réseau dans la mise en œuvre d’une démarche « LEAN MANAGEMENT » au sein du processus « gestion des bénéficiaires ».

Objectifs de la mission:

– Former les acteurs à l’approche et aux principes méthodologiques de l’optimisation,
– Animer un chantier participatif d’optimisation
– Aider la caisse à mettre en place des indicateurs d’analyse et de suivi de la capacité de production
– Aider la caisse à mettre en place des dispositions de management visuel
– Accompagner la caisse dans l’analyse des activités du processus pour repérer les leviers d’optimisation

Méthodes d’accompagnement et déroulé de l’action:

Cet accompagnement s’est déclinée sous la forme de formations/actions. La démarche a donc consisté à présenter les outils du Lean management tout en menant une véritable action de conduite de changement au sein de l’équipe projet.

L’accompagnement par la formation…
5 modules de formation ont permis à l’équipe d’avoir les outils pratiques nécessaires pour appréhender chaque nouvelle étape du projet
L’accompagnement par l’action…
Au cours des ateliers d’optimisation, l’équipe projet a pu mettre en œuvre les outils du « Lean management » pour faire évoluer le processus.

La conduite d’un chantier QuickWins:

Chaque membre du groupe a présenté les points bloquants qui selon lui étaient les plus impactant pour le processus. Le groupe a ensuite voté pour choisir les 2 points les plus bloquants à traiter au cours de la semaine Quickwin.

Exemples de résultats obtenus:

– Amélioration de la gestion du tri du courrier au sein du service GBEN (-1h30)
– Mise en place d’un tableau de bord de l’activité du service en management visuel permettant de faire les points réguliers sur l’activité du service.

Lean Management

L’approche méthodologique DMAIC:

La phase de collecte et analyse des données, ont permis d’améliorer la compréhension du processus. Prise de connaissance des volumes, des délais de traitement, des temps d’attente, des trajets des dossiers …A la suite de l’analyse de ces données, les deux dossiers présentant le plus gros volume d’activité pour les équipes ont été choisis pour être optimisés. L’équipe projet a proposée des solutions permettant à la fois d’améliorer les temps de traitement dans le processus, mais aussi l’efficacité du service rendu au client par une réponse plus rapide.

Exemples de résultats obtenus:
Enregistrement des nouveaux nés: L’optimisation a permis de réduire à la fois les temps de traitement effectifs en interne (avec un gain pouvant aller jusqu’à 24%) et le délai de fourniture de la réponse à l’assuré (avec une réduction d’un facteur de 2,5 à 6 au maximum).
Mutation entrante intra régime: L’optimisation a permis de réduire à la fois les temps de traitement effectifs en interne (avec un gain pouvant aller jusqu’à 50%) et le délai de fourniture de la réponse à l’assuré (avec une réduction d’un facteur de 2,5 à 5 au maximum).

Les ateliers ont permis de développer l’engagement, la responsabilisation, la confiance et la fierté du groupe. L’animateur, par son rôle « d’aiguillonneur » a aidé l’équipe projet à trouver des solutions en rupture, simples et efficaces dans l’intérêt de tous.
Au cours de ces ateliers, chacun a pu s’exprimer librement quel que soit son niveau d’expérience sur le sujet abordé, son site d’origine ainsi que son niveau hiérarchique.

Livrables réalisés pour le projet :

• Charte de projet
• Matrice des compétences des services
• Actions de conduite de changement : présentation de la démarche aux agents de direction, réalisation par l’équipe d’un projet d’article pour la communication interne
• Optimisation de 2 processus représentatifs (Mutation MB et Maternité) par leur analyse de la chaîne de la valeur (VSM)
• Nouvelle répartition géographique des activités

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Cas Client

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Opta-s a construit un parcours de formation " Intégrer les mouvements organisationnels dans son management quotidien" pour une CPAM d'Ile-de-France"

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