Le séminaire est devenu au fil du temps un moyen privilégié d’accompagner les projets et le changement avec les collaborateurs d’une entreprise, de faire un point sur les objectifs stratégiques, améliorer la cohésion des équipes, aborder les nouveaux enjeux. En amont de la préparation d’un séminaire des questions doivent être posées : quel est l’objectif de ce séminaire ? Qui doit y participer ? Quel(s) sujet(s) doi(ven)t être abordé(s) ? Une fois ces problématiques définies, les invitations dûment envoyées, le nombre de participants déterminé, les questions logistiques évacuées, vient la question de l’animation, qui est au cœur de la réussite de l’événement.

Fondamentaux et évidences… pas si évidentes !

Fédérer l’auditoire en rappelant les réussites précédentes, et fixer un objectif commun

Commencer par briser la glace de façon sympathique, par une présentation, ou une collation, peut contribuer à détendre l’atmosphère et à faire démarrer le séminaire sous les meilleurs auspices. Puis le démarrage se fait réellement en entrant dans le vif du sujet avec une introduction du manager sur les attendus de l’événement : ce séminaire a un but, et tous les participants doivent se sentir concernés. De la même façon, pour fédérer son auditoire il peut être utile de rassembler les volontés autour des réussites des années écoulées : c’est le moment de citer chiffres, acquisitions, projets menés à bien, et de présenter sous leur meilleur jour les plus beaux accomplissements permis grâce à l’implication de tous ! Cette revue de succès permettra aussi de faire un bilan des actions menées, et des derniers mois de l’entreprise. Dans cette dynamique l’intervenant a tout intérêt de saisir l’occasion de prendre la « température » des participants au séminaire : c’est le moment de poser quelques questions plus individuelles, et aussi d’écouter avec attention les réactions de l’auditoire. Les collaborateurs apprécieront d’être interrogés sur l’ambiance de l’entreprise, la qualité de travail, la cantine, ou tout autre sujet important du quotidien susceptible de faire l’objet d’un feedback. Dans un troisième temps intervient la planification des chantiers à venir et l’éventuelle conduite du changement : pour engager les équipes sur le long terme, l’animateur / manager du séminaire a tout intérêt à les associer à la préparation du futur planning de l’entreprise. C’est le moment de construire une vision qui implique les collaborateurs. Ils peuvent être invités à donner leur avis sur les priorités des mois à venir, et à proposer des priorités pour les chantiers futurs. Encore une fois il importe que le manager soit à l’écoute de son auditoire afin de faire de ce moment un échange riche et fructueux.

Un intervenant qualitatif qui possède son sujet à fond

Mettre en place un séminaire d’entreprise c’est vouloir pendant plusieurs heures, plusieurs jours peut-être, captiver un auditoire pas forcément enthousiaste autour des thèmes chers à l’entreprise. Un certain nombre de règles doivent par conséquent être rappelées pour éviter le crash. Le premier réflexe est de choisir un intervenant / animateur qui personnifiera le séminaire, une personne référente détentrice de l’autorité nécessaire à la bonne tenue des débats. Et cette personne doit posséder son sujet dans les moindres détails. Il s’agit donc de booster la préparation et le contenu des interventions : points à aborder, déroulement du séminaire, points clés, questions éventuelles, chiffres… Même les pros en techniques de management pensent à se munir de fiches synthétiques qui sont autant de béquilles indispensables parfois à l’équilibre de leur intervention publique ! La première impression étant souvent déterminante, cette personne accueillante, respectueuse de chacun, ne doit pas oublier de se présenter, et de rappeler sa fonction et/ou son expérience, le temps du séminaire. Véritable chef d’orchestre, elle doit pouvoir rester objective lors des débats, réussir à attribuer équitablement droit de paroles et de réponses, tout en étant attentif à la gestion du temps et en faisant respecter le programme imparti. Le sens du contact est indéniablement un plus pour exercer ce rôle !

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Les choix stratégiques

Le lieu

Parmi les détails d’organisation qui n’en sont pas, il y a le choix du lieu pour tenir le séminaire d’entreprise. Acteur à part entière de l’événement, son cachet ou son côté décalé feront la différence et impacteront positivement la qualité de l’animation. Écartons de suite la possibilité d’organiser cet événement dans la salle de réunion habituelle de l’entreprise, même disposant de dimensions adéquates : les collaborateurs y verront une réunion supplémentaire, peu attractive au premier regard. Pour que le séminaire se déroule dans les meilleures conditions pour tous, y compris pour l’animateur, les questions logistiques doivent le plus possible être traitées en amont : clés, nombre de places assises, fonctionnement du vidéoprojecteur ou de la sonorisation.

Des prestataires externes peuvent proposer leurs services spécialisés pour ces sujets. Le séminaire d’entreprise peut avantageusement se tenir dans un espace de travail agréable, équipé de services spécifiques : sonorisation, sièges suffisamment nombreux, et de préférence confortables… Et pourquoi pas un espace modulable, avec des espaces façon « atelier », et des murs lisses sur lesquels on pourra afficher tableaux Velleda, chiffres, ou synthèses visuelles ?

Selon la philosophie et le public invité au séminaire, l’organisation pourra aussi s’envisager dans un lieu d’exception, ou bien dans un endroit décalé : le tout étant de sélectionner une offre de service cohérente avec le message qui doit être véhiculé. Un lieu authentique inscrit dans une tradition architecturale ne véhiculera pas le même message qu’un endroit design… Le choix d’une destination stimulante pour les collaborateurs, en bord de mer ou à la montagne par exemple, permet aussi d’introduire un dépaysement qui contribuera à la vision positive du séminaire.  

Le rythme et le découpage temporel

Le discours fleuve qui se tient juste après la pause déjeuner risque de plonger les convives dans un sommeil réparateur, et voilà le dynamisme de l’événement qui disparaît ! Pour maintenir l’énergie positive des collaborateurs il faut varier les rythmes de travail. C’est ainsi qu’on peut imaginer, après une séance ou conférence collective, séparer les collaborateurs en petits groupes de travail pour les inviter à réfléchir sur des thématiques précises. Et pourquoi pas les inciter à prendre la parole au sein de ces unités réduites, et à présenter ensuite le résultat de leurs cogitations ?

Le maître mot de l’événement doit être l’interactivité, qui aboutit à la création d’une synergie entre les participants. Dans cet esprit, le moment de la pause déjeuner est aussi une étape importante : organiser un buffet rapide, et debout, permet d’éviter les repas assis qui traînent en longueur et mettent en péril le timing du séminaire. Les cocktails facilitent également les contacts entre les participants, les conversations informelles. Pour l’animateur / manager de l’événement cette pause de milieu de journée peut être l’occasion de faire un point sur le déroulement de la première partie du séminaire, et de faire évoluer au besoin le programme de l’après-midi. Pour toujours plus de dynamisme dans l’animation du séminaire il peut être pertinent d’envisager l’intervention (surprise ?) d’une personnalité de marque.

Un chef d’entreprise connu, une personnalité sportive de haut niveau, un économiste médiatique… et cela en fonction des thèmes abordés et des objectifs recherchés. Des agences spécialisées dans l’événementiel peuvent se charger de chercher et recruter ces personnalités, et les organismes de formation proposent des prestations complètes et adaptées au profil de l’entreprise.

Animation team-building et digitale

Animation team building

Dans l’air du temps il y a désormais la possibilité pour les entreprises d’organiser des séminaires conviviaux avec une animation « team-building », c’est-à-dire la mise en œuvre d’une activité collective visant à rassembler les équipes et favoriser la cohésion entre les collaborateurs. Ce temps de détente révélera aussi la personnalité et les talents particuliers de chaque participant. Là encore le choix est large, il doit être réfléchi en fonction des objectifs poursuivis : séminaire intimiste, ou grande manifestation ? Besoin de booster la coopération horizontale, ou bien de renforcer la hiérarchie ? Ambiance ludique ou bien esprit de compétition ? Plusieurs possibilités sont offertes pour créer une dynamique de groupe. Parmi les idées qui permettent de concocter un programme exclusif, il peut y avoir : l’organisation d’un concert privé, d’un spectacle de danse ou de musique classique, l’organisation du séminaire autour d’une manifestation sportive (Roland Garros, Jeux Olympiques…) en mettant chaque atelier en conformité avec le thème choisi. Et bien sûr il existe aussi toutes les possibilités plus classiques centrées autour du travail d’équipe et de la collaboration : organisation de chasse au trésor ou jeux de piste, escape-games ou activité sportive d’extérieur. L’étude de la sociologie des participants peut aussi être déterminante pour le choix des animations team-building, afin de mettre en évidence leurs préférences : atelier artistique, ou sportif, team-building de construction, ou de réflexion…etc.

Interactivité et digital

Il n’est plus possible de passer à côté de la technologie dans l’animation et l’organisation du séminaire d’entreprise : le digital a conquis les territoires professionnels quotidiens, il s’invite aussi dans les rassemblements extraordinaires. L’animation du séminaire pourra ainsi avantageusement débuter par un teasing digital qui doit donner envie aux participants de venir assister à cette réunion : un système de mailing attractif envoyé dix jours avant l’événement, puis cinq jours, puis la veille de l’événement par exemple. La communication avant la tenue de l’assemblée est tout aussi importante que le rassemblement proprement-dit, l’idée est de vendre le caractère exclusif de l’opération, au besoin en dévoilant quelques-unes des surprises qui attendent les participants. Ces technologies permettent aussi de faire vivre son séminaire dans la durée : il est important que les résultats des séances de travail en petits groupes soient répercutés à l’ensemble des participants, via une ou plusieurs synthèses par exemple. Un document de restitution des échanges et des travaux pourra être remis à tous les collaborateurs, en veillant à ce qu’il reste le plus léger possible (images, citations, dessins, schémas…). Les participants peuvent aussi être associés à l’élaboration d’un plan d’action post-séminaire. Pour les plus connectés, pourquoi ne pas faire en sorte de répercuter certaines des actions entreprises lors du séminaire sur les réseaux sociaux ? Et pour les actions « post-séminaires » qui font toujours leur petit effet, on peut citer la remise, quelques jours plus tard, à chaque participant d’un « cadeau-souvenir » personnalisé, photographie ou figurine 3D le représentant… Enfin, la clé du séminaire d’entreprise réussi réside aussi dans… la journée du lendemain ! Prévoyez une journée de travail légère, pour permettre aux participants de retrouver la routine quotidienne sereinement, et ne pas effacer trop vite les bons souvenirs de cet événement professionnel qui sort de l‘ordinaire !

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