L’adaptation est une qualité indispensable aux organisations : contexte extérieur, ou projets internes, le changement opérationnel doit être conduit sur plusieurs fronts simultanément. Souvent centré autour des aspects techniques, il doit aussi prendre en compte les facteurs humains. Identifier et anticiper les résistances, mettre en place des actions de communication efficaces, utiliser les bons outils sont les points clés du management d’équipe pour une conduite du changement efficiente.
Organisation, ou réorganisation, l’entreprise est un milieu en mouvement et se doit de demeurer agile. Au premier plan, le manager ou chef de projet doit animer et coordonner ces évolutions, les accompagner, y faire face et y engager son équipe pour garantir le succès de la démarche. La conduite du changement est un management de projet comme un autre, il fait partie intégrante de la stratégie d’entreprise, avec pour but de faire évoluer les procédures / outils de l’entreprise, et d’optimiser les processus.
La première étape est de pouvoir identifier le contexte dans lequel intervient le changement : les acteurs, les phases, les impacts possibles, les outils à disposition, et pouvoir déterminer quelle sera sa propre posture face à ces nouvelles pratiques (anticipation, préparation, atouts, bénéfices). Le changement bien encadré dans la gestion des ressources humaines minimise les risques de problèmes additionnels.
Mobiliser les acteurs du changement c’est réussir à convaincre du bien-fondé de celui-ci : il faut consacrer tout le temps nécessaire à faire de la pédagogie au sujet du changement, et s’engager dans une écoute active de tous les collaborateurs. La personnalité de ceux qui ont été désignés pour communiquer efficacement, informer, voire conduire les évolutions, est un aspect important de la bonne acceptation et mise en place des nouvelles procédures : l’équipe de direction doit pouvoir identifier et impliquer les collaborateurs qui au sein de l’entreprise seront, grâce à leurs qualités et leur leadership, des relais de la communication et des projets innovants.
Bien souvent le changement nécessite de déployer de nouveaux outils, il est donc indispensable de former les collaborateurs : le manager doit s’assurer que ses collègues possèdent les compétences clés et sont suffisamment à niveau pour intégrer la nouvelle donne, si besoin en mettant en place un plan de formation aux nouvelles dispositions.
Pas d’improvisation dans la conduite du changement : il existe des techniques et des outils de gestion développées par des professionnels, pour fixer des objectifs, adapter son management, déléguer certaines tâches… Autant de facilitateurs qui viennent à l’appui de la démarche engagée par le manager. Avant de foncer il convient de se former. De nombreux ouvrages sont aujourd’hui consacrés à la conduite du changement, aux oppositions qui émergent et aux moyens de mener à bien les évolutions professionnelles, tout comme de nombreuses ressources en ligne. De la même façon, des consultants spécialisés peuvent intervenir pour conduire la stratégie et le projet d’entreprise, animer un séminaire, ou former au management visuel, dans un contexte précis pour encadrer et faciliter le changement.
La phase d’explication et de communication est primordiale : la peur de l’inconnu est une constante pour les collaborateurs d’une entreprise, il revient aux équipes managériales de bien expliquer les objectifs et les raisons du changement qui intervient. Dans le plan de communication il est important de mettre l’accent sur les bénéfices que l’entreprise, et ses salariés, retireront des nouvelles méthodes, nouveaux outils, nouvelles organisations mises en place. Le manager doit prendre le temps de sécuriser ses équipes avant de démarrer, doit expliquer et planifier les réformes avant de les engager. La mise en place de tableaux de bord par exemple, permettant de formaliser et suivre l’avancement du projet de changement, peut être un instrument facilitateur d’une meilleure appropriation des différents éléments du changement.
Les entreprises ont aujourd’hui à leur disposition plusieurs méthodes pour conduire et mener à bien le changement. Elles ont toutes les mêmes fondamentaux, résumables en cinq points :
Les étapes de la conduite du changement sont elles aussi sensiblement les mêmes, on peut ici les résumer sous forme de points clés :
La participation des employés au changement engagé dans l’entreprise est un gage de succès et d’adhésion au projet. La tentation d’imposer le changement immédiatement et de façon autoritaire doit être pesée à l’aune des différentes résistances qui peuvent lui être opposées.
Le management de l’innovation est un processus d’autant plus complexe qu’il y a beaucoup de collaborateurs engagés : les problèmes se poseront potentiellement à tous les niveaux, et il faut bien avoir en tête qu’un changement éveille des résistances causées par le bouleversement des habitudes. Les collaborateurs n’acceptent pas facilement un changement susceptible d’être une menace pour leur gagne-pain ou leur qualité de vie au travail : ignorer ou sous-estimer ces résistances n’est pas une solution.
L’être humain cherche avant tout un équilibre essentiel à son bien-être : le changement menaçant potentiellement cet équilibre, il suscite craintes et résistances de plusieurs natures. Les principales causes de l’échec du changement peuvent être : résistances individuelles (peur de l’échec, de ne pas être à la hauteur, incompréhension du projet…), ou collectives (pertes d’acquis sociaux, cohésion de groupe menacée, routines standardisées…), voire résistances liées au projet lui-même (complications organisationnelles, surcoûts inutiles, stratégies d’intérêts hiérarchiques personnels…). La gestion du stress induit par un changement organisationnel doit être suffisamment prise en compte par le responsable du projet.
Face à ces oppositions la posture déterminante sera celle de la communication : donner du sens au changement, axer les explications sur les côtés bénéfiques, justifier la mise en œuvre de nouvelles et bonnes pratiques qui doivent créer de la valeur par l’innovation et l’agilité.
Une entreprise qui anticipe bien les enjeux et booste sa communication interne peut plus efficacement préparer ses équipes à un changement d’envergure, et les salariés seront heureux de modifier eux-mêmes leur façon de procéder s’ils ont été en amont bien informés et associés à la conduite du changement. On peut parler d’une véritable stratégie de gestion des risques lorsqu’un changement d’envergure est planifié, il n’est alors pas déraisonnable de faire appel à des consultants extérieurs.
De nombreuses sociétés spécialisées et organismes de formation proposent aujourd’hui des formations en présentiel ou à distance à la conduite du changement, destinées aux managers ou aux équipes dirigeantes. Déclinées en séminaires de quelques jours, ou formations sur-mesure dispensées directement au sein de l’entreprise, elles visent par l’étude de cas pratiques ou par le conseil en formation, à aider les personnes concernées à appréhender l’ensemble des dimensions du changement : individuelle et collective, sociale, et émotionnelle, pour un meilleur management des risques.