Etude de cas Optas

Contexte et enjeux du projet

Afin d’optimiser l’efficience du pilotage de sa production, la Caisse Nationale de l’Assurance Vieillesse a souhaité mettre en place un vaste programme d’accompagnement et de formation-action afin d’outiller et de professionnaliser le pilotage de sa production.

Le pilotage de la production s’entend comme la capacité à anticiper les flux, à organiser l’adéquation charges / moyens et à distribuer le travail de la manière la plus efficace. Le pilotage de la production est un ensemble de moyens qui limitent l’incertitude, optimisent les ressources disponibles pour avoir une production performante.

Pensé pour l’industrie, nous avons travaillé à l’adaptation des outils et systèmes de pilotage de la production afin de les rendre opérants au sein de la Sécurité Sociale.

Le dispositif d’accompagnement et de formation Opta-S

Pour cette mission, l’équipe Opta-S exerce ses compétences dans deux domaines principaux : le management des organisations et l’excellence opérationnelle.

La contribution sur mesure Opta-S

Construire un Plan de production : c’est l’outil central qui permet de faire un diagnostic des flux par typologie de dossiers et de rentrer dans une dimension prévisionnelle de la charge de travail. Mis en corrélation des moyens, il permet de réaliser des projections et d’établir des statégies d’écoulement de la charge. C’est un travail qui nécessite des analyses de données statistiques et une réflexion de portée stratégique sur les organisations.

Développer une « filière » Production dans le réseau de la branche retraite en identifiant des fonctions clefs (pilote de flux, responsable production…) qui doivent posséder des compétences particulières pour exercer leurs missions : Notre travail a consisté à définir les profils attendus, les compétences cibles et à accompagner la professionnalisation de ces acteurs. Nous avons par ailleurs défini les modalités d’animation du réseau des différentes communautés d’acteurs qui ont été établies.

Expérimenter la démarche dans des Caisses d’Assurance Retraite et de Santé Au Travail du réseau : Nous avons accompagné la construction du système auprès des CARSAT Centre et Bourgogne-Franche-Comté avant de déployer plus largement les outils proposés dans un panel plus large de caisses.

Les résultats du plan de formation Opta-S

Nous avons formé plusieurs dizaines de cadres au pilotage de la production et nous avons installé des systèmes de pilotage de la production dans plusieurs CARSAT autour des livrables suivants :

  • un plan de production prévisionnel des flux
  • un plan d’adéquation charges – moyens
  • une stratégie locale d’écoulement de la charge
  • un plan d’ordonnancement des dossiers
  • un dispositif de management visuel intégrant des routines de pilotage et des espaces visuels d’animation
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